グループ管理

組織のメンバーを「グループ」にまとめて階層で管理し、グループ単位で Gear を公開したり、グループの運用を「グループ責任者」に任せたりできます。

グループは「人の集まり」を表す入れ物です。部や課などの組織図、ワーキンググループ、職種など、何をグループにするかは組織の運用に合わせて自由に決められます。グループを 1 つも作らなければ、これまでどおりメンバー全員が 1 つの空間で利用する形のまま変わりません。

グループを使うとできること

グループの考え方

階層（木）

• グループは親子関係で階層（木）を作ります。親を持たないグループが「いちばん上の階層」で、いちばん上のグループは複数作れます（組織図の木とワーキンググループの木を並べる、といった使い方ができます）
• 1 つのグループが持てる親は 1 つだけです
• 階層の深さは 12 階層までです
• 同じ親の下に同じ名前のグループは作れません。親が異なれば同じ名前を使えます（「営業本部 / 総務課」と「開発本部 / 総務課」など）。画面ではグループを「営業本部 / 第一営業部」のようにいちばん上からのフルパスで表示して区別します

所属と主所属

• 1 人のメンバーは複数のグループに所属できます（兼務）
• 所属が 1 つ以上あるメンバーには、必ず 1 つの「主所属」があります。主所属は、そのメンバーが無効化（退職など）されたときに、本人が作った Gear を引き継ぐ先になります
• 主所属を指定しない場合は、最初に付与したグループが主所属になります

配下

グループ宛の公開やグループ責任者の担当範囲は、そのグループだけでなく「配下」（子・孫のグループ）まで含みます。たとえば「営業本部」宛に公開した Gear は、「営業本部 / 第一営業部」に所属するメンバーにも届きます。

用語

画面構成

管理画面のサイドバーから「組織管理」>「グループ管理」を選択すると、グループ管理画面（/admin/groups）が表示されます。この画面を開けるのは管理者とオーナーです。閲覧者は開けません。

画面には、すべてのグループが木ごとに並んで表示されます。

• 絞り込み: 「グループ名で絞り込み」にグループ名の一部を入力すると、一致するグループとその上位のグループだけが表示されます
• グループの一括作成: Excel ファイルからグループの階層をまとめて作成します
• グループ階層をエクスポート: 現在の階層を Excel ファイルとしてダウンロードします
• グループを追加: グループを 1 つ作成します
• メンバー管理: 画面右上のボタンからメンバー管理画面へ移動します

各グループの行には、グループ名と人数のバッジが表示されます。

無効化されたメンバーは人数に含まれません。

行の右端には次の操作ボタンが並びます。

グループの数が 200 を超えると、初期表示ではいちばん上の階層だけが展開されます。行の左端の矢印で展開・折りたたみができます。絞り込み中は常にすべて展開されます。

グループがまだ 1 つも無い組織では、「グループがまだ登録されていません。最初のグループを作ると、その下に子グループを追加できます。」と表示され、「最初のグループを作成」ボタンから作成を始められます。

グループを作成する

1 つずつ作成する

いちばん上の階層に作る場合

1. 画面右上の「グループを追加」ボタンを押します
2. 「名前」を入力します
3. 「親グループ」で「親なし（いちばん上の階層に作成）」を選びます（既定で選ばれています）。既存のグループを選ぶと、その配下に作られます
4. 「作成」を押します

既存のグループの配下に作る場合

1. 親にしたいグループの行で「子を追加」ボタンを押します
2. 「名前」を入力します（親は選んだ行で決まっているため、親の選択は表示されません）
3. 「作成」を押します

作成が完了すると「「（名前）」を作成しました」と表示されます。

グループ名のルール

/ ; や制御文字を含む名前で作成・変更しようとした場合、画面には「入力内容を確認してください」とだけ表示され、どの文字が原因かは示されません。名前からこれらの文字を除いてください。制御文字は画面では見えないため、心当たりが無いのに保存できないときは、他からコピーした名前を手で入力し直すと解決します。

Excel ファイルで一括作成する

組織図など多数のグループをまとめて作る場合は、一括作成を使います。

ステップ 1: ファイルを準備する

1. 「グループの一括作成」ボタンを押します
2. ダイアログ左下の「テンプレートをダウンロード」を押して、テンプレート（groups_template.xlsx）を取得します
3. 「グループ階層」シートに、いちばん上の階層から順に「階層1」〜「階層12」の列へグループ名を記入します

テンプレートの書き方

• 1 行が「いちばん上の階層から末端までの 1 つのパス」です。たとえば「本社 / 営業本部 / 第一営業部」を作るには、階層1 に「本社」、階層2 に「営業本部」、階層3 に「第一営業部」と 1 行に書きます
• 階層1 がいちばん上の階層（親を持たないグループ）になります
• 途中の階層は複数の行で共有されます。「本社 / 営業本部 / 第一営業部」と「本社 / 営業本部 / 第二営業部」の 2 行を書くと、「本社」と「営業本部」は 1 つずつ作られます
• すでにあるグループはそのまま使われ、足りないグループだけが作られます。同じ行を何度書いても増えません
• 空欄を挟まず、左から連続して記入してください。行の順番は問いません
• セルは文字列として入力してください（数値・日付・真偽値は受け付けません）
• テンプレートの「書き方」シートにも同じ説明があります。サンプル行は削除してから使ってください

ステップ 2: ファイルをアップロードする

ダイアログの領域をクリックしてファイルを選択します。

ファイルの制限事項

上限を超える場合は、ファイルを分割して複数回に分けて取り込んでください。取り込みは追加のみで、同じ内容を何度取り込んでも結果は変わらないため、分割しても同じ階層になります。

ステップ 3: 内容を確認する

アップロードすると「内容の確認」画面に、新しく作成されるグループと既存を再利用する件数が表示されます。

取り込めない行があると「取り込めない行（N 件）」として行番号と理由が表示されます。エラーが 1 件でもあると、ファイル全体が取り込まれず、グループは 1 件も作られません。 ファイルを修正して再度アップロードしてください。

行エラーの例

内容に問題がなければ「グループを作成する」を押します。

ステップ 4: 結果を確認する

「一括作成完了」と作成件数・再利用件数が表示されます。

一括作成でできるのは追加だけです。ファイル上で名前を書き換えると別のグループが増え、行を削除してもグループは削除されません。名前の変更・移動・削除は画面から行ってください。

グループ階層をエクスポートする

「グループ階層をエクスポート」ボタンを押すと、現在のグループ階層を Excel ファイル（groups_YYYY-MM-DD.xlsx）としてダウンロードできます。

• 一括作成のテンプレートと同じ形式（「階層1」〜「階層12」、末端のグループごとに 1 行）です。このファイルに行を書き足して一括作成にアップロードすると、追加分だけが作られます
• 含まれるのはグループの階層だけです。メンバーやメールアドレスは含まれません
• 常に組織全体の階層が出力されます
• エクスポート後に画面でグループ名を変更・移動した場合、古いファイルをそのまま取り込むと変更前の名前でグループが再作成されます。必ず最新のエクスポートから作業してください

グループの名前を変更する

1. 対象グループの行で「名前を変更」ボタンを押します
2. 新しい名前を入力し「保存」を押します

名前だけが変わります。所属メンバー、公開先の設定、グループ責任者の指名はそのまま維持されます。

グループを移動する

グループの親を変更して、階層内の位置を変えられます。ドラッグ＆ドロップではなく、ダイアログで移動先を選ぶ方式です。

1. 対象グループの行で「移動」ボタンを押します
2. 「移動先の親」から移動先を選びます。「親なし（いちばん上の階層へ移動）」を選ぶと、いちばん上の階層に移動します。候補はフルパスで表示され、別の木への移動もできます
3. 移動先を選ぶと、「影響人数」（移動するグループとその配下の人数）と「有効な公開数」（配下に届いている Gear の公開数）が表示されます。内容を確認します
4. 「移動する」を押します

移動できない場合

• 自分自身や自分の配下のグループは移動先に選べません
• 移動後の階層が 12 階層を超える場合は移動できません（「移動後の階層が上限（12）を超えます」）
• 移動先に同じ名前のグループがある場合は移動できません

グループを移動すると、配下として届く Gear の範囲が変わります。たとえば「営業本部」宛に公開されている Gear は、「営業本部」の配下から外れたグループのメンバーには届かなくなります。

グループを削除する

1. 対象グループの行で「削除」ボタンを押します
2. 確認ダイアログの内容を確認し「削除」を押します

削除すると次のことが起こります。

• このグループに所属していたメンバーの、このグループへの所属が外れます。所属していたメンバー自体は削除されません
• このグループが主所属だったメンバーは、残りの所属のうち最も古いものが主所属になります。残りの所属が無ければ主所属なしになります
• このグループ宛の Gear の公開はすべて取り下げられ、受け手には届かなくなります
• このグループが所有していた Gear は、組織（テナント）所有に移ります
• このグループのグループ責任者の指名は解除されます
• 未承諾の招待でこのグループが所属先に指定されていた場合、その指定から外れます

削除できない場合

• 子グループがある場合は削除ボタンが押せません。先に子グループを削除または移動してください
• 共通アカウントの拠点グループとして設定されている場合は「このグループを共通アカウントに設定しているメンバーがいるため削除できません」と表示されます。先にそのメンバーの共通アカウント指定を変更してください

所属メンバーがいても削除はできます。

メンバーの所属を管理する

所属は「グループ側から」と「メンバー側から」の 2 通りで変更できます。いずれも管理者・オーナーの操作です。

グループ側から所属を変更する

1. 対象グループの行で「メンバーを管理」ボタンを押します
2. 「「（グループ名）」のメンバー」ダイアログに、このグループに直接所属するメンバーが表示されます。配下のグループに所属するメンバーはここには表示されません
3. 追加する場合は「追加するメンバーを選択」から 1 人以上を選び「追加」を押します。すでに所属しているメンバーは候補に出ません
4. 解除する場合は、対象メンバーの行の「グループから外す」ボタンを押し、確認ダイアログで「外す」を押します

主所属のメンバーには「主所属」バッジが表示されます。主所属グループから外すと、残る所属のうち最も古いものが主所属になります。付け直しても元の主所属には戻りません。

このダイアログでは主所属の変更はできません。主所属を変える場合は、次の「メンバー側から所属を変更する」を使います。

メンバー側から所属を変更する

1. メンバー管理画面（/admin/users）で、対象メンバーの操作メニュー（三点アイコン）から「所属グループを編集」を選びます
2. 「所属グループの設定」ダイアログで、所属させるグループにチェックを入れます。「グループ名で絞り込み…」でフルパスを含めて検索できます。候補の一覧は 200 件までしか並ばず、それを超えると「他 N 件。絞り込んでください」と表示されます。グループが多い組織では絞り込んでから選んでください（チェック済みのグループは打ち切りの対象外で、常に先頭に表示されます）
3. 「主所属」列のラジオボタンで主所属を 1 つ選びます。所属にチェックを入れていないグループは主所属に選べません
4. 「保存」を押します

所属を 1 つも選んでいない場合だけ「主所属なし」になります。所属を 1 つ以上選んでいるあいだは必ずどれか 1 つが主所属になります。所属を外したグループが主所属だった場合は、残るチェックの先頭に自動で移ります。

主所属のルール

• 所属が 1 つ以上あれば、主所属はちょうど 1 つです
• 主所属を明示しなかった場合は、最初に付与したグループ（最も古い所属）が主所属になります
• 主所属は、メンバーを無効化したときに本人の Gear（公開範囲が「自分のみ」以外のもの）を引き継ぐ先です。主所属が無いメンバーの Gear は組織（テナント）所有に移ります

招待時に所属を指定する

メンバーを招待する時点で所属グループを指定できます。所属は招待を受けて参加した時点で付与されます。

1 名ずつ招待する場合: 「メンバーを招待」ダイアログの「所属グループ（任意）」で所属させるグループにチェックを入れます。先頭に選んだグループが主所属になります。

一括招待の場合: Excel テンプレートに「所属グループ（; 区切り）」列が付きます。

• セルを選ぶと、組織のグループをドロップダウンから選べます（選択肢はテンプレートを取得した時点の一覧です。後から作ったグループを指定する場合はテンプレートを取り直してください）
• 複数のグループは ; で区切って続けて入力します。先頭に書いたグループが主所属になります
• 手で入力する場合は、いちばん上からのフルパスを / 区切りで書きます（例: 本社/営業本部/第一営業部）。グループ名が組織内で一意なら、その名前だけでも指定できます。同じ名前のグループが複数あるときはフルパスで指定してください
• 1 人あたり 20 件までです
• 空欄のままでも招待できます（所属なしで参加します）

グループが 1 つも無い組織のテンプレートには、この列は付きません。

指定した所属は、保留中の招待一覧と一括招待のプレビューに「所属グループ」列として表示されます（主所属には「（主）」が付きます）。

発行済みの招待の所属指定は後から変更できません。誤った場合は招待を無効化して再発行してください。すでに組織に参加しているメンバーへの招待では、所属は付与されません（既存の所属を招待の内容で上書きしないためです）。

メンバーを無効化・再有効化したとき

• 無効化されたメンバーは、グループの人数やメンバー一覧に表示されなくなります。所属の記録自体は残るため、再有効化すると元の所属で戻ります
• 無効化時に、そのメンバーが持っていたグループ責任者の指名はすべて解除されます。再有効化しても指名は戻りません。必要な場合はグループ管理で指名し直してください

グループ責任者

グループ責任者は、組織管理者（本部 IT）が指名するメンバーです。指名されたグループとその配下（担当範囲）に限って、利用状況の確認や Gear の運用を行います。組織全体の権限を持つ管理者ロールを増やさずに、部門ごとの運用を任せられます。

グループ責任者に指名されたメンバーは、チャット画面のサイドバーに表示される「担当範囲の管理」から専用の画面（/managed）を開きます。専用画面の使い方は「担当範囲の管理（グループ責任者向け）」をご覧ください。

グループ責任者ができること

グループ責任者ができないこと（いずれも組織管理者の操作です）

• グループの作成・名前の変更・移動・削除
• 所属の追加・解除・主所属の変更
• グループ責任者の指名・解除、委任設定の変更
• メンバーの招待・無効化
• 組織全体の使用量・組織設定など、組織全体に関わる設定の閲覧・変更

管理者・オーナーは常に組織全体を見られます。グループ責任者の指名は権限を狭めるものではなく、管理者がグループ責任者を兼ねることもできます。

グループ責任者を指名する

1. 対象グループの行で「グループ責任者を設定」ボタンを押します
2. 「グループ責任者を選択」から指名するメンバーを選びます。複数人を指名できます
3. 「保存」を押します

指名できるメンバーの条件

• そのグループに直接所属している有効なメンバーであること。配下のグループに所属しているだけのメンバーは指名できません。先に「メンバーを管理」でそのグループに所属させてください
• 閲覧者（Viewer）ロールではないこと
• 共通アカウントではないこと

管理者・オーナーも指名できます。上位のグループの責任者に指名すると、担当範囲は配下すべてに及びます。

指名が解除される場合

次の操作を行うと、そのメンバーのグループ責任者の指名は自動的に解除されます。元の状態に戻しても指名は復帰しません。 必要な場合はグループ管理で指名し直してください。

• メンバーを無効化した
• メンバーのロールを閲覧者に変更した
• メンバーを共通アカウントに設定した
• グループを削除した

グループの所属を外しただけでは指名は解除されません。指名を解除するには「グループ責任者を設定」で対象メンバーを外して保存します。所属が外れたままの責任者には「未所属」バッジが表示されます。

委任設定

グループごとに、グループ責任者へ追加で許可する操作を設定します。

設定はグループ単位ですが、効く範囲は担当範囲の全体です。 1 人のグループ責任者が複数のグループを管掌している場合、そのうちどれか 1 つのグループで委任すれば、その操作は管掌するすべてのグループの配下で許可されます。たとえば営業本部と開発本部の両方の責任者に「監査の閲覧」を営業本部だけで委任しても、開発本部配下のログも閲覧できるようになります。グループごとに別々の範囲を持たせることはできません。

1. 対象グループの行で「委任設定」ボタンを押します
2. 許可する操作のスイッチをオンにします
3. 「保存」を押します

委任できるのは次の 2 項目です。

既定はすべてオフです。

Gear をグループに公開する

グループを使うと、Gear を「選んだグループとその配下のメンバー」に届けられます。従来の「組織全員」「指定ユーザー」による共有もそのまま使えます。

公開モード（組織全体の設定）

組織設定（/admin/settings）の「Gear の公開モード」で、Gear の配り方の方針を組織全体で決めます。

どちらのモードでも、グループ宛の公開先を決めるのは組織管理者または委任されたグループ責任者です。作成者本人は自分の Gear の公開先グループを選べません。統制モードは、これに加えて「組織全員」「指定ユーザー」による作成者自身の共有も止め、配り先の判断をすべて管理者側に寄せるモードです。

統制モードに切り替える際は、切り替え後も「組織全員」「指定ユーザー」で共有され続ける既存の Gear の件数が確認ダイアログに表示されます。既存の共有は自動では止まりません。必要に応じて Gear 棚卸しで見直してください。

「組織に預ける」

作成者が公開範囲で「組織に預ける」を選ぶと、その Gear は「配り先は決めないが、組織に出してよい」という状態になります。管理者が Gear 棚卸しで公開先グループを設定するまでは誰にも共有されません。

Gear 棚卸しの「未割り当て（公開先グループが空）」タブに、預けられたまま公開先が未設定の Gear が並びます。統制モードではこれが管理者の作業キューになります。

公開先グループを設定する

1. 管理画面のサイドバーから「組織管理」>「Gear 棚卸し」を開きます
2. 対象の Gear の行で「公開先を設定」ボタンを押します
3. 「公開先グループの設定」ダイアログで「グループを追加」から公開先のグループを選びます。いちばん上の階層のグループを選ぶと、その木の全員に届きます。候補の一覧も 200 件で打ち切られるので、多い場合は検索欄で絞り込んでください
4. 取り下げる場合は、公開先のチップの「×」を押します
5. 「保存」を押します。追加と取り下げは保存時にまとめて反映されます

このダイアログが変えるのは配り先だけで、帰属（管理権）は動きません。帰属を移す場合は次の「帰属を変更する」を使います。

公開先を設定できるのは、組織管理者・オーナーと、「Gear の統制」を委任されたグループ責任者（担当範囲内のグループ宛のみ）です。設定権限が無い場合は「公開先は組織管理者または委任されたグループ責任者が設定します」と表示され、変更できません。

グループ責任者が担当範囲外にも公開されている Gear を開いた場合、範囲外の公開先は「担当範囲外の公開先が N 件あります（表示・変更はできません）」とだけ表示され、グループ名は表示されません。

帰属を変更する

Gear の帰属（管理権）を別のグループへ移します。公開先の設定とは別の操作で、公開先グループは変わりません。

1. Gear 棚卸しで対象の Gear の行の「帰属を変更」ボタンを押します
2. 「帰属の変更」ダイアログで、現在の帰属を確認します
3. 「グループを選択」から移す先のグループを選びます。候補は「営業本部 / 第一営業部」のようにフルパスで表示されます。現在の所有グループは「すでにこの Gear の所有グループなので選べません」として選べません
4. 実行します

移せる先はグループだけです。 この画面から個人やテナント（組織）へ戻すことはできません。実行前に注記が出ます。

帰属をグループへ移すと、以後その Gear を編集・削除できるのは組織管理者・オーナーと、そのグループの「Gear の統制」を委任されたグループ責任者になります。作成者本人は編集できなくなります。

Gear の帰属と編集権

Gear には「帰属」（持ち主）があり、誰が編集・削除できるかは帰属で決まります。

帰属が変わるタイミング

• 棚卸しの行で「帰属を変更」を実行したとき（個人・グループ → 選んだグループ）
• 持ち主が無効化されたとき（主所属グループ所有へ。主所属が無ければ組織所有へ）
• 所有グループが削除されたとき（組織所有へ）

グループまたは組織が所有する Gear は、公開範囲を「自分のみ」に戻せません。個人所有の Gear も、グループへの公開が残っているあいだは「自分のみ」に戻せません（先に公開先をすべて取り下げてください）。

いったんグループやテナント（組織）の所有になった Gear を、画面の操作で個人の持ち物へ戻すことはできません。 「帰属を変更」で移せる先はグループだけです。個人へ戻す必要がある場合は、作成者に Gear を作り直してもらうか、サポートにお問い合わせください。

Gear が届く範囲

• 公開先グループに直接所属するメンバーと、その配下のグループに所属するメンバー全員に届きます
• 複数のグループを経由して届いても、受け手のギャラリーには 1 つとして表示されます
• 共通アカウントには、拠点グループ（とその上位グループ）宛に公開された Gear が届きます
• 届いた Gear は利用のみできます。受け手が内容を編集したり、別のグループへ配ったりすることはできません

共通アカウント（拠点で 1 つの ID を共用する）

拠点や店舗などで 1 つのアカウントを複数人で共用する運用のために、メンバーを「共通アカウント」として扱えます。

1. 通常どおりメンバーを招待して参加させます
2. メンバー管理画面で、対象メンバーの操作メニューから「共通アカウントを設定」を選びます
3. 「共通アカウントにする」をオンにし、「拠点グループ」を選びます
4. 「保存」を押します

共通アカウントの制約

• 管理者・オーナーのロールは付与できません
• グループ責任者に指名できません。共通アカウントに設定した時点で、既存の指名はすべて解除されます（解除して個人アカウントに戻しても復帰しません）
• 自分で作成した Gear の公開範囲は「自分のみ」「組織に預ける」だけを選べます
• 拠点グループに設定されているグループは削除できません

監査ログ

グループに関する操作は監査ログに記録されます。監査ログ画面のイベント種別には次の名前で表示されます。

監査ログにはグループ名やメンバー名などの文字列は記録されず、ID と件数だけが記録されます。

よくある質問

グループを作ると、既存のメンバーや Gear に影響はありますか？

ありません。グループを作っただけでは、メンバーの利用範囲も Gear の共有状態も変わりません。影響が出るのは、Gear をグループ宛に公開したとき、グループ責任者を指名したとき、公開モードを統制モードに変えたときです。

部署の異動はどう反映しますか？

メンバー管理画面の「所属グループを編集」で所属を付け替えます。所属グループ全体を別の親の下に移す場合は、グループ管理の「移動」を使います。既存メンバーの所属を Excel ファイルでまとめて付け替える機能はありません。

グループ責任者を指名しようとしたら候補に出てきません

候補に出るのは、そのグループに直接所属している、閲覧者ロール以外の、共通アカウントでない有効なメンバーです。配下のグループに所属しているだけでは候補に出ません。先に「メンバーを管理」からそのグループに所属させてください。

グループ責任者に指名したのに、監査ログや Gear の公開ができないと言われました

「委任設定」で「監査の閲覧」「Gear の統制」をオンにしてください。指名だけで許可されるのは、担当範囲の閲覧とダッシュボードの確認です。監査ログにはさらに、組織でログ機能が有効になっている必要があります。

グループ責任者に、メンバーの招待や無効化、所属の変更も任せられますか？

現在は任せられません。委任設定にあるのは「監査の閲覧」「Gear の統制」の 2 項目だけで、メンバーの招待・無効化・所属の変更は組織管理者の操作です。

作成者が自分の Gear をグループに公開できないのはなぜですか？

グループ宛の公開先を決めるのは、公開モードにかかわらず組織管理者または「Gear の統制」を委任されたグループ責任者です。作成者は公開範囲で「組織に預ける」を選び、管理者に公開先の設定を依頼してください。

同じ名前のグループを 2 つ作れますか？

親が異なれば作れます。同じ親の下には作れません。画面や一括招待の指定では「営業本部/総務課」のようにフルパスで区別します。

グループ責任者が組織全体の使用量を見られないのはなぜですか？

使用量（プラン・利用上限）は組織単位で設定されるため、グループ責任者の画面には置いていません。担当範囲に絞ったダッシュボードと、組織全体の使用量を並べると、差分から担当範囲外の数値が推測できてしまうためです。

制限の一覧